Мне задали вопрос #5. Как увидеть целостную картину своего бизнеса?

Автор Анжелика Плескачевская

Вопрос:

Я являюсь собственником небольшого производственного бизнеса. Для того, чтобы не стоять на месте и развиваться, приходится много заниматься производством и продажами. Но при этом я не вижу бизнес целиком: затраты вроде бы происходят по мере необходимости, бухгалтер иногда показывает какие-то ведомости и проводки из программы 1С, но я не очень понимаю всю эту бухгалтерскую информацию и многие вещи приходится все время держать в голове. Поможет ли мне управленческий учет увидеть всю картину своего бизнеса? Вы можете дать какие-то рекомендации на этот счет и рассказать об основах управленческого учета?

Ответ:

Собственнику бизнеса каждый день приходится решать множество задач – продвижение, продажи, налаживание производства, взаимодействие с сотрудниками и т.д. И организация системы учета (сбора финансовой информации и внутренней отчетности) в его списке приоритетов не всегда присутствует. Хотя именно внутренний (или управленческий) учет помогает предпринимателю принимать своевременные и взвешенные управленческие решения, а бизнесу – преодолевать кризисы и быстро развиваться в благоприятные времена.

Как показывает практика, в момент запуска бизнеса многим предпринимателям кажется, что вопрос управленческого учета (УУ) менее существенный, чем вопросы расчета налогов и сдачи финансовой отчетности в ИМНС. Поэтому обычно все ограничивается стандартной бухгалтерией и наймом обычного бухгалтера. Некоторые предприниматели со временем начинают вести "для себя" (часто бессистемно) записи доходов и расходов в блокноте или в небольшой Excel-таблице. Однако по мере роста бизнеса, внутренние процессы усложняются, документов и расчетов становится больше. Поэтому прежней таблички уже недостаточно, а отсутствие системности не позволяет упреждать финансовые проблемы.

Кроме этого, УУ часто путают с финансовым учетом, называя его бухучетом. Это ошибочное восприятие (материал с подробным разбором понятий "бухгалтерский учет", "финансовый учет" и "управленческий учет" можно прочитать здесь). Финансовый учет (как и налоговый) ориентирован на стандарты, заданные государством. Его цель – оценить бизнес по единым стандартам.

Цель управленческого учета — стать источником информации для управления бизнесом. Здесь нет установленных свыше правил. Каждое предприятие определяет свои собственные стандарты управленческого учета и форматы управленческой отчетности, исходя из специфики бизнеса.

Вместе с этим, чтобы помочь предпринимателю принимать разнообразные решения, в УУ используется гораздо более широкий спектр как агрегированных, так и детализированных данных, поэтому:

• управленческий учет позволяет увидеть картину бизнеса и целиком, и в разрезе каждого из направлений деятельности, группы или вида продукции и т.д.;
  
  Пример:
  Если в бизнесе несколько направлений, то в УУ у каждого из них может быть свои переменные расходы, своя маржинальная прибыль, тогда как с точки зрения финансового учета выручка и расходы всех направлений соединены в общий “котел”. Существует даже такое понятие как котловой метод учета, когда вся информация о производстве и реализации включаются в состав доходов или расходов бизнеса без распределения на направления деятельности или группам и видам продукции.


• помимо стоимостных показателей, УУ может оперировать данными, выраженными как в стоимостных, так и натуральных показателях;
  
  Пример:
  В управленческом учете могут использоваться следующие данные в натуральном выражении: сколько клиентов покупают услугу в месяц, сколько проектов ведет компания, сколько единиц продукции было реализовано и т.п.


• в понятие управленческого учета включают не только анализ и оценку результатов прошедших периодов, но и планирование будущей деятельности.
  
  Пример:
  В задачи системы управленческого учета входит разработка прогнозов и планов, контроль за их исполнением (так называемый “план-фактный анализ”) и т.д.

После того как собственник малого бизнеса принимает решение об организации в компании управленческого учета, у него очень часто возникают вопросы о том, кто должен вести УУ и сможет ли штатный бухгалтер справится с такой задачей.

На мой взгляд, такая задача вполне по силам штатному бухгалтеру, но при условии, что он:

• имеет дополнительные знания в области управленческого учета;
• понимает, как и в каком формате должна готовиться и подаваться управленческая отчетность;
• не обременен важной и трудоемкой функцией начислять налоги, иначе совмещение функций ведения и налогового, и управленческого учета может привести к серьезным налоговым и юридическим последствиям.

Другими вариантами решения этого вопроса могут быть такие:

• нанять финансового менеджера с навыками управления финансами и ведения управленческого учета (что может быть проблематичным для микро и малого бизнеса);
• самому предпринимателю разобраться в основах учета и планирования деятельности своего бизнеса и самостоятельно вести основные расчеты (для этого пройти дополнительное обучение, изучить специальную литературу и т.д.).

В рамках консультации я могу лишь показать направление дальнейшего развития для понимания темы управленческого учета.

Итак, управленческий учет – это система сбора информации и отчетности, которая позволяет, прежде всего, решать следующие задачи:

• контролировать доходы и расходы, калькулировать себестоимость продукции;
• управлять финансовыми потоками и контролировать кассовые разрывы (временный недостаток денежных средств);
• вести учет и контролировать обязательства – дебиторскую и кредиторскую задолженность.

Базовые отчетные формы в УУ те же, что и в финансовом учете:

• Отчет о движении денежных средств;
• Отчет о прибылях и убытках;
• Баланс.

Но, в отличие от финансового учета они могут иметь дополнительную детализацию и аналитику (в разрезе направлений деятельности, групп товаров, регионов присутствия и т.д.).

Кроме того, в состав управленческой отчетности также входят различные дополнительные отчеты, отражающие специфику бизнеса и его задач. Например, отчет о продажах с детализацией по регионам, видам продукции и т.д.

В отличие от финансовой, управленческая отчетность готовится не раз в месяц или в квартал, а к моменту принятия важных управленческих решений. Поэтому она может включать в себя примерные оценки, в случае отсутствия точных данных. Примерные оценки определяются путем анализа аналогичных данных, полученных в прошлых периодах. Такой подход связан с тем, что своевременное принятие управленческое решение важнее точности расчетов.

На что еще необходимо обратить внимание при организации управленческого учета у себя в компании:

1. В управленческом учете должны контролироваться наиболее значимые для деятельности и специфики бизнеса показатели. Это не позволит расходовать имеющиеся ресурсы впустую, особенно учитывая их небольшой объем у малого бизнеса.


2. Степень детализации информации должна быть достаточной и в нужных разрезах, чтобы собственник бизнеса имел четкое представление, куда уходят и откуда приходят деньги, каковы доходы и расходы.


3. Учет и контроль затрат должен быть выстроен таким образом, чтобы после нескольких месяцев регулярного ведения учета, каждую статью затрат можно было изучить в динамике, а самые крупные и быстрорастущие из них можно было проанализировать, определив причины их роста и степень влияния на финансовый результат бизнеса.


4. Отчетность и расчетные таблицы не должны быть слишком сложными. Главное, чтобы управленческая информация давала представление о текущем состоянии дел и финансов в бизнесе, а также помогала предпринимателю принимать качественные управленческие решения.


5. В управленческом учете, в отличие от финансового учета, все правила ведения учета и формирования отчетности устанавливаются бизнесом самостоятельно, а не кем-то извне. Поэтому форматы отчетов должны быть удобными для чтения и восприятия управленческой информации.


6. Если возникает необходимость, стоит наладить интеграцию между различными Excel-таблицами, чтобы избежать пустой траты времени на внесение одной и той же информации дважды или трижды. Или использовать специализированные программные продукты и онлайн сервисы.


7. Ведение учета – это последовательность и самодисциплина. Любые оправдания “забыл”, “запомню, потом запишу” и т.д. могут привести к неверным управленческим решениям, финансовым потерям и прочим неприятностям. И необходимо помнить, что волшебной таблетки не существует. Судьба бизнеса – в руках его собственника.

Надеюсь, мой ответ получился исчерпывающим. Если у вас, уважаемые читатели, появились новые вопросы, вы можете отправить их мне через форму обратной связи.


ЕЩЁ ЧИТАТЬ ПО ТЕМЕ:
⇒ Мне задали вопрос #1. Бухгалтерский, финансовый и управленческий учет: что общего и в чем отличия
⇒ Мне задали вопрос #2. Взаимосвязь затрат и финансового результата. Нормирование затрат
⇒ Мне задали вопрос #3. Как стабилизировать работу предприятия?
⇒ Мне задали вопрос #4. Как избежать финансового риска, запуская новый проект?
⇒ Мне задали вопрос #6. Анализ рентабельности в системе учета Direct Costing
⇒ Управленческий учет и его мифы
⇒ Системный подход к управлению финансами (вебинар)

My Telegram news channel https://t.me/finnuances

Размещая материалы в сети, пожалуйста, укажите автора и ссылку на сайт. Спасибо! С уважением, Анжелика Плескачевская